Vamos começar falando sobre o conceito de organização e o objetivo de tê-la na vida. Segundo Maximiano (1993) a organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa.
Com essa informação, podemos dividir a organização em alguns bullets points: Vida pessoal, profissional, finanças e objetivos/sonhos. É possível ver o que estamos fazendo de maneira assertiva e o que não tem funcionado tanto, mas que se funcionasse, mudaria bastante nossas vidas.
Vida Pessoal
Esse tópico envolve todo tipo de organização do dia a dia. Como por exemplo organização da rotina, do armário, do quarto, dos itens de cozinha, da casa como um todo. Podemos incluir também programação de viagens (sejam elas nas férias ou nos finais de semana/feriados).
O que utilizo bastante (todos os dias) e recomendo para organizar a rotina é investir em um planner. Na internet ou em papelarias é possível encontrar diversos tipos nos mais variados preços. Nada mais é que um calendário + agenda + espaço para anotações. Comecei a utilizar um em meados de 2018 e acredite, isso mudou muito a minha vida!
Sempre coloco a programação de 3 em 3 meses do que eu já sei que tenho compromisso. Por exemplo, os dias que faço crossfit, A partir daí, sempre que marco um novo compromisso, pode ser um restaurantes com amigos, namorado, família ou então um médico, ou simplesmente algo como “ligar na operadora de celular para mudar de plano”, anoto na mesma hora, ou assim que possível, o dia e horário (quando aplicável). No meu caso ainda utilizo para anotar até itens como “lavar a roupa”. Funciona bem, porque no começo e no final do dia eu checo o que está escrito para aquela data, me cobro para que possa organizar e realizar as tarefas e compromissos da melhor maneira possível. Isso nos faz deixar de procrastinar, o que é maravilhoso.
Para organização da casa como um todo, muitas pessoas não vêem a luz no final do túnel. Tem armário que mais parece um espaço perdido dentro do quarto. Dou a dica de assistir a série da Netflix Ordem na Casa com Marie Kondo. É uma especialista em organização que fala como organizar as mais diversas áreas da sua casa, desde o quarto e guarda-roupas, passando pelos documentos, talheres, pratos, panelas e tudo mais. A série recentemente me ajudou a organizar meu guarda-roupa (que modéstia parte, está maravilhoso).
O planejamento de viagens pode ficar na organização do planner, mas também indico fazer uma planilha com todos os detalhes, local que irá se hospedar, lugares que deseja visitar e também o custo que deve ter com tudo o que incluí a programação da viagem, seja essa viagem de turismo ou de estudos.
Vida Profissional
A organização no trabalho, principalmente para quem trabalha em escritórios e tem sua própria mesa, nem sempre é das melhores. Em adicional, além da mesa, é possível se preocupar também com a ordem da rotina, como por exemplo responder e-mails em prazo razoável, alinhar o tempo das reuniões, criar uma ordem de prioridades assertiva e respeitar os prazos estabelecidos. Se identificou? Então vamos lá!
Nos últimos 5 anos, fosse em escritório ou trabalhando em loja (ambas na área de intercâmbio), sempre tentei me organizar da melhor e mais eficiente maneira possível. É claro que com o tempo, quando você trabalha em uma mesma área e passa a entender melhor o funcionamento do processo como um todo, isso ajuda bastante, contudo, as soluções para uma vida profissional organizada que darei a seguir servem para as mais diversas áreas de atuação.
Agende absolutamente todas as reuniões, eventos, conversar que tiver, seja com quem for, no calendário do seu e-mail. Sempre coloque um lembrete de uma a duas horas antes, para que apareça na tela do seu computador (ou celular) e caso, por qualquer razão, você tenha algum imprevisto, dará tempo de se organizar para seu compromisso sem grandes dificuldades.
Ter com a equipe reuniões semanais ou quinzenais (não deixe passar de uma a cada quinze dias), para alinhar como estão todos os processos e o andamento das tarefas de todos. Esse tipo de reunião também pode estar aberta para que todos da equipe deem dicas e opiniões de como solucionar de maneira mais eficiente as tarefas e objetivos. É algo que parece supérfluo, mas de maneira geral, gera ótimos resultados e ajuda na organização do time.
Tenha sempre uma mesa organizada. Você é um reflexo dos ambientes que você convive e a mesa de trabalho é um local que normalmente as pessoas passam em torno de 8 horas do dia. Organize de uma maneira onde você saiba onde está tudo e também fique visualmente agradável. Isso não pelos outros, mas sim por você.
Sempre que possível, deixe sua caixa de e-mails limpa. Entendo que tem pessoas que recebem centenas de e-mails por dia. Ao mesmo tempo é possível filtrar, e parte deles, conseguirão ser respondido em questão de poucos segundos, ou então minutos. O ideal é fazer todo o possível para zerar os e-mails até o final do horário de trabalho. Isso ajuda a manter um ritmo contínuo, além de passar a impressão para todos os que têm contato por e-mail que você tem uma organização impecável.
Finanças
Uma das dificuldades das quais os brasileiros mais se identificam são as finanças. Isso não costuma ser culpa/responsabilidade das pessoas, mas sim de um sistema educacional que não aborda a educação financeira, nem no ensino fundamental, nem no médio. Em alguns casos, dependendo do curso que escolhe fazer na faculdade, nem durante a graduação as pessoas aprendem sobre educação financeira. Então, não se culpe se for o seu caso! Podemos parar agora e organizar a vida para fazer acontecer da maneira correta.
Eu tive “sorte” de ter feito um curso técnico em administração, foi onde aprendi a me interessar por finanças e peguei o gosto de estudar sobre o tema, a literalmente cuidar da vida financeira como cuidamos de outros pontos, que normalmente, acreditamos ser mais importantes.
Nesse tópico a organização pode começar com o capital humano (caso você more com uma ou mais pessoas). Se você mora com alguém da família, sejam seus pais, namorado(a), conjunge e divide as contas de casa, é importante conversar sobre finanças. E note que essa conversa não é especificamente para falar de ganhos, comparar salários nem nada disso. Mas para trocar experiências de como poupar dinheiro, como administrar de maneira mais eficiente e abordando assuntos como por exemplo: Descontos que é possível conseguir, bons investimentos que podem ser feitos com valores baixos, taxas dos bancos que pode-se solicitar isenção, contas que conseguem ser renegociadas para baixar o valor (como de telefone, internet e outras) e até táticas de planejamento para quitar dívidas antigas.
Caso você tenha adolescentes em casa, aborde esse tema com eles. De início podem achar algo “chato”, mas fará grande diferença para ampliar a visão deles sobre o assunto. A maioria dos brasileiros cresce e continua ignorante na fase adulta quando o assunto é educação financeira. Tentar combater essa ignorância com informação faz toda a diferença na organização financeira que essas pessoas passarão a ter.
Dito isso, outra dica bacana é planilhar absolutamente todos os gastos. Normalmente recomendo dividir em alguns tópicos a planilha:
- Gastos Fixos (Contas que chegam todos os meses);
- Gastos Variáveis (Compras de roupas, uma viagem especifica de férias, Uber, entre outros);
- Valor recebido (Salário fixo, freelas e outros valores adicionais que você recebe no mês);
- Metas a serem alcançadas (Valor para investir/colocar na poupança todo mês, dinheiro que quer guardar para comprar algo que é importante pra você e também colocar até quando você quer alcançar determinado valor).
Juntando todos esses tópicos e organizando mês a mês, é possível conseguir com facilidade ter um panorama de curto, médio e longo prazo sobre a sua vida financeira. Um aplicativo que sempre recomendo para ajudar na organização das finanças e que é muito prático é o Guia Bolso. Além de ser de fácil utilização, com ele você consegue filtrar absolutamente todos os seus gastos, recebimentos e investimentos. Fica a dica!
Objetivos/Sonhos
Esse tópico poderia facilmente ter entrado nas dicas do de “Finanças”, porém como nem sempre objetivos/sonhos envolvem dinheiro, decidi dedicar um tópico exclusivo para esse tema.
É provável que você tenha aproveitado o começo do ano para definir alguns objetivos para 2019. Seja no começo do ano ou seja no meio, sempre atualize sua lista de objetivos/sonhos. Essa lista deve estar escrita em algum lugar, pode ser num mural bem visível no seu quarto, ou na sua agenda/planner em alguma gaveta que você tenha fácil acesso para ler sempre que necessário.
Coloque os objetivos e sonhos que deseja alcançar naquele ano. Caso vá surgindo novos é só adicionar. E sempre que for conseguindo alcançar, vai dando o OK em cada um. É primordial colocar uma ordem de prioridades e também, ao lado dos objetivos e sonhos, o como você fará para alcançá-los. E é ai que mora a organização desse tópico.
Pode ser a viagem dos sonhos, pode ser simplesmente tirar 20 dias de férias, como também pode ser conseguir aquela promoção tão almejada, ou quem sabe mudar de emprego porque para você é o momento de tentar novos desafios. Você está sem emprego? Então pode colocar conseguir um novo emprego e que esse emprego seja muito bacana! As possibilidades são inúmeras e o céu é o limite.
Temos que saber que alguns dos sonhos e objetivos talvez nós não alcancemos no tempo desejado e outros também podem mudar com o passar dos meses e nada disso é um problema. O ser humano está em constante mudança e isso agrega e nos faz evoluir.
Algumas perguntas que podem ajudar quando você for escrever o “como alcançar”, se pergunte:
- Eu preciso da ajuda de alguém para alcançar esse objetivo/sonho? Se sim, de quem e como devo abordar essa pessoa para que ela possa me ajudar da melhor maneira possível?
- Se envolve dinheiro, quanto eu preciso guardar por mês para conseguir em tal data alcançar a meta desejada?
- Se é algo que depende apenas de mim, o que irei fazer nos próximos meses que não tenho feito até então e que fará a diferença para que eu alcance com sucesso o tal objetivo?
Com essas perguntas-chave, possivelmente você identificará pontos importantes para que consiga alcançar com maior facilidade e eficácia os seus sonhos e objetivos ali traçados. Deixando-os organizados e com uma consciência mais ampla do que é possível e do como é possível fazê-los.
Espero que com esse artigo consiga te dar uma visão mais ampla de como se tornar uma pessoa mais organizada nessas diferentes áreas e que com isso, você se torne uma pessoa ainda mais feliz.
“A arrumação depende de valores pessoais ligados ao modo como cada um deseja viver.” – Marie Kondo
Publicado Originalmente no LinkedIn.
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